Share SDS FullService

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E se le SDS in azienda non sono tutte reperibili? Come si fa a sapere se si possiede la versione aggiornata?  Quante saranno le richieste da fare ai vari fornitori?
Con quali tempi e risorse potrò ricercarle e caricarle in archivio?
A chi, in assenza di risorse interne, posso affidare l’aggiornamento continuativo di queste informazioni?

Vantaggi del’SDS FullService:

  • Censimento iniziale (assessment) dei prodotti chimici in uso e relative SDS
  • Ricerca con delega presso i fornitori di SDS o Revisioni mancanti
  • Elenco dei servizi disponibili
  • Aggiornamento continuativo archivio SDS
  • Caricamento e indicizzazione SDS esistenti
  • Valutazione delle SDS ricevute dai fornitori (normativa, tossicologica, eco-tossicologica)
  • Verifica degli scenari espositivi e della conformità degli usi
  • Consulenza per la valutazione del Rischio Chimico
  • Servizi di formazione e aggiornamento
  • Servizi di audit e di preparazione a visite ispettive

Share SDS Drive

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Norme vigenti:

  • REACH – Titolo IV (informazioni all’interno della catena di approvvigionamento)
  • REACH – Titolo IX del D. Lgs. 81/08 (Protezione dei lavoratori dagli Agenti Chimici Pericolosi)
  • REACH Art. 35 – Accesso dei lavoratori alle informazioni
  • D. Lgs 81/08 Art. 227 – Informazione e formazione lavoratori (*)
  • D. Lgs 81/08 Art. 223 – Valutazione dei rischi
  • REACH Art. 36 – Conservazione delle informazioni (10 anni)
  • Riepilogo normativa di riferimento per il DU
  • D. Lgs81/08 Art. 227 d) Messa a disposizione e accesso ad ogni SDS da parte dei lavoratori o loro rappresentanti


Vantaggi per il DU che deve gestire/comunicare/usare le Schede Dati di Sicurezza

  • Controllo centralizzato di tutte le SDS presenti in azienda (reparti, depositi, R&D, SDS riservate, ecc.)
  • Informazioni qualificate per consultazioni e ricerche
  • Evidenza di SDS datate/obsolete per richieste ai fornitori
  • Messa a disposizione delle informazioni tramite autorizzazioni per reparti/utilizzatori
  • Archiviazione delle SDS e SDS obsolete (per i 10 anni richiesti dalle normative)

Ciclo della distribuzione SDS


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Governare la complessità organizzando, automatizzando e controllando
Il flusso di tutte le Schede di Sicurezza, in qualsiasi location di ogni paese

  • Definizione ruoli operativi
  • Workflow di processo
  • Tracciabilità accessi
  • Accessibilità tramite Infopoint
  • Interfacce multilingua
  • Classi di pericolosità HSE
  • (Health, Safety ed Environment)

EverySWS

Every SWS opera dal 2006 nell’area della comunicazione digitale di documenti aziendali lungo la Supply Chain, offrendo servizi alle aziende e alla loro filiera tramite Share/*, innovativa piattaforma Cloud specializzata in EDD (Enterprise Document Delivery), con soluzioni certificate da IBM.
I servizi offerti da Every SWS hanno lo scopo di tutelare e di aiutare concretamente le aziende, semplificando tutti i processi di distribuzione, di archiviazione e di consultazione dei documenti, garantendone nel contempo la conformità con le normative sottostanti.
Per il trattamento di documenti aziendali a valenza fiscale o legale, Every SWS opera in collaborazione con primarie società accreditate AgID (ex DigitPA) integrando funzionalità di Posta Elettronica Certificata, di Firma Digitale, Marcatura Temporale, Fatturazione Elettronica, Conservazione Sostitutiva a Norma.
Per il trattamento di documenti connessi ai Regolamenti REACH, CLP, Sicurezza e Ambiente, Every SWS si avvale della collaborazione di importanti Società di consulenza esperte nelle specifiche normative.
I servizi Share/* forniti da Every SWS sono disponibili via Internet 7x24, garantendone la fruibilità da parte di Aziende con Filiali, Clienti e Fornitori esteri, senza limitazioni di luogo o di fuso orario.

Servizi Every SDS

SHARE/SDS
Share/SDS Delivery, servizio SaaS di Every SWS, società specializzata nella distribuzione di documenti digitali, è una soluzione Cloud appositamente progettata per ottenere la piena conformità alle normative internazionali in materia di distribuzione delle Schede di Sicurezza.
Share/SDS Delivery, oltre a rendere automatica e affidabile la distribuzione delle SDS, ne registra il riscontro di avvenuta ricezione da parte del destinatario.
Attraverso un sistema di notifica e archiviazione a carattere legale, permette di dimostrare, in qualunque momento e in ogni sede, l'avvenuta consegna della Scheda di Sicurezza in vigore al momento della fornitura, insieme a tutte le azioni intraprese per sollecitarne la ricezione da parte dell'utilizzatore, incluso il momento esatto dell'effettiva presa in carico da parte di quest'ultimo.

SDS Drive
SDS Drive è il raccoglitore di tutte le Schede di Sicurezza, il modo più semplice ed efficace per gestirle, ricercarle in base alle informazioni contenute e metterle a disposizione dei Reparti Produttivi e di quelli di R&D, in piena compliance con il Regolamento REACH e il D.Lgs. 81/08.
Tra le principali caratteristiche di Drive troviamo la configurabilità dei dati, un database unico centralizzato, la ricercabilità delle SDS per contenuto, la configurabilità dei processi e un archivio storico delle SDS obsolete.

SDS FullService
E se le SDS in azienda non sono tutte reperibili? Come si fa a sapere se la versione che si possiede è aggiornata?  Quante saranno le richieste da fare ai vari fornitori?
Con quali tempi e risorse si potranno ricercare e caricare in archivio?
A chi, in assenza di risorse interne, è possibile affidare l’aggiornamento continuativo di queste informazioni?
SDS FullService è la risposta a tutte queste domande.

Share SDS Delivery

Logo SDS DeliveryTra i documenti che circolano all'interno delle filiere produttive, un ruolo di primo piano è stato assunto negli ultimi anni dalla Scheda di Sicurezza, o Safety Data Sheet (SDS).
La rilevanza di questo strumento per l'implementazione a livello mondiale del GHS (Global Harmonized System of Classification and Labelling of Chemicals), ha fatto sì che le SDS diventassero lo strumento principe per la trasmissione delle conoscenze riguardanti sostanze, miscele o prodotti potenzialmente pericolosi (Hazardous Materials).

GHS, CLP e REACH
In ambito Europeo, l'applicazione del GHS ha dato origine ai regolamenti comunitari CLP (Classification, Labelling and Packaging) e REACH (Registration, Evaluation, Authorization of Chemicals), quest'ultimo operativo dal 1° Luglio 2008.

SDS authoring: conformità ormai raggiunta
Negli ultimi anni, i Responsabili dell'Immissione sul Mercato di Preparati Pericolosi (RIMPP), ovvero le aziende che producono, importano o distribuiscono questi prodotti si sono allineati alle normative in vigore, ma a questo risultato non ha fatto seguito un analogo progresso nel relativo processo di distribuzione.

SDS distribution: complessità senza certezze
Inviare le SDS seguendo le norme non è un compito semplice come potrebbe sembrare. L’invio va effettuato solo in concomitanza con la prima fornitura o solo quando una SDS subisce una revisione significativa, e in questo caso deve essere anche inviata a chi ha acquistato i relativi prodotti nei 12 mesi precedenti. Molte regole sono orientate ad evitare la sovrainformazione, che renderebbe più ardua l'individuazione delle nozioni realmente importanti.
Svolto manualmente, questo compito è time consuming, richiede attenzione, non garantisce alcuna certezza di risultato.

I rischi del mancato riscontro della ricezione
I rischi di questo stato di cose non ricadono solo sull’utilizzatore. L'incapacità di produrre un riscontro dell'avvenuto ricevimento, ad esempio, corrisponde all'impossibilità di determinare se la distribuzione è stata realmente effettuata. Il risultato è che il RIMPP può trovarsi esposto a rischi civili e penali provocati da comportamenti esterni, che esulano dal suo controllo.

Share/SDS Delivery: la soluzione per la distribuzione controllata delle SDS
Share/SDS Delivery, servizio SaaS di Every SWS, società specializzata nella distribuzione di documenti digitali, è una soluzione Cloud appositamente progettata per ottenere la piena conformità alle normative internazionali in materia di distribuzione delle Schede di Sicurezza.
Share/SDS Delivery, oltre a rendere automatica e affidabile la distribuzione delle SDS, ne registra il riscontro di avvenuta ricezione da parte del destinatario.
Attraverso un sistema di notifica e archiviazione a carattere legale, permette di dimostrare, in qualunque momento e in ogni sede, l'avvenuta consegna della Scheda di Sicurezza in vigore al momento della fornitura, insieme a tutte le azioni intraprese per sollecitarne la ricezione da parte dell'utilizzatore, incluso il momento esatto dell'effettiva presa in carico da parte di quest'ultimo.
 
La normativa in vigore
La normativa italiana, allineata a quelle internazionali, prevede che “La consegna della SDS all'utilizzatore professionale, sia che avvenga su supporto cartaceo che su supporto informatico, deve sempre avere un riscontro dell'avvenuto ricevimento”. Chiarisce inoltre che "Non è considerata messa a disposizione dell'utilizzatore professionale una scheda di sicurezza contenuta nel sito Internet dell'azienda fornitrice".

L’importanza del riscontro di ricezione
Il riscontro dell'avvenuto ricevimento di una SDS inviata non è quindi un eccesso burocratico che rende ancora più complesso un compito già arduo. Al contrario, oltre a garantire la trasmissione delle conoscenze sul pericolo chimico, tutela l'azienda fornitrice da eventuali rivalse.

Ridurre i costi operativi connessi alla distribuzione delle Schede di Sicurezza
La distribuzione delle SDS è un'attività delicata. Ogni errore in questa fase vanifica gli sforzi fatti per preparare e mantenere le SDS aggiornate e conformi alle normative in vigore.
Share/SDS Delivery automatizza il processo di consegna di questi documenti, liberando le risorse coinvolte che possono essere dirottate verso attività più produttive.

Aumentare il livello di servizio verso la clientela
Gli automatismi di Share/SDS Delivery canalizzano verso il destinatario solo le SDS variate rispetto a quelle che già possiede, evitando inutili sovrainformazioni.
Un sistema di notifica via email lo informa dell'arrivo di ogni nuova SDS o di versioni aggiornate di quelle in suo possesso, registrando data e ora della presa in carico.
Se per qualsiasi ragione tale email viene trascurata, un sistema di solleciti, sempre via email, continua a richiedere la ricezione della SDS fino a quando non viene effettuata. Un sistema di notifica di 2° livello segnala al RIMPP se sussistono SDS non ricevute anche dopo i solleciti.
Con questo processo proattivo, Share/SDS Delivery permette non solo di dimostrare tutte le azioni effettuate per informare l'utilizzatore a valle mediante la consegna della Scheda di Sicurezza, ma anche l’attenzione posta alle esigenze di sicurezza della propria clientela.

Vantaggi e Benefici
• l'eliminazione di inutili attività ripetitive, permette di liberare risorse per reindirizzarle verso compiti più produttivi
• l'automazione delle consegne assicura il corretto invio di tutti i documenti che devono essere trasmessi
• la tracciabilità della consegna di ogni SDS, mette il RIMPP al riparo da qualsiasi evento che non ricada sotto il suo controllo salvaguardando l'azienda, i suoi responsabili e gli amministratori
• la piena conformità alla normativa permette di ridurre il rischio di sanzioni amministrative, il rischio penale e il rischio imprenditoriale


Come opera Share/SDS Delivery
Share/SDS Delivery è un servizio specializzato nella gestione e nella distribuzione delle Schede di Sicurezza, che si occupa anche della scelta delle SDS da distribuire in base alle vendite effettuate dall’azienda.
Share/SDS Delivery:
• riceve i DDT emessi dal RIMPP (in formato PDF o altro formato di interscambio)
• riconosce il cliente e il sito di destinazione delle merci
• identifica i singoli prodotti associando ad ognuno la relativa SDS
• sceglie quali documenti trasmettere in rapporto alla normativa esistente nel paese di destinazione e alle versioni in lingua necessarie al cliente
• tiene traccia di tutte le SDS inviate ed è quindi in grado d'inoltrare solo i documenti che l'utilizzatore non ha ancora ricevuto e le nuove versioni di quelli in suo possesso
• ne cura la consegna all'utilizzatore, sollecitandone la ricezione fino a che non si verifica
• memorizza l’azione di ricezione della SDS, con la data e l’ora dell’evento, in modo da certificare il buon esito del processo di distribuzione
• invia notifiche di sollecito al destinatario che non ha effettuato la presa in carico della SDS che gli è stata inviata
• si occupa di gestire l'archiviazione a carattere legale dell'emissione da parte del RIMPP e del ricevimento della SDS da parte dell'utilizzatore
• invia automaticamente le revisioni significative di SDS agli acquirenti nei 12 mesi precedenti dei prodotti cui si riferiscono
• permette di effettuare invii estemporanei di SDS, ad esempio a clienti che desiderano riceverla in anticipo rispetto all’acquisto dei prodotti relativi
• permette di distribuire le SDS mediante vari canali di invio: email tracciante (per ottenere il riscontro certo della ricezione), Posta Elettronica Certificata, Fax
• il canale di consegna della SDS può essere scelto destinatario per destinatario, in funzione delle sue preferenze

Oltre al servizio di consegna elettronica delle SDS, Share/SDS Delivery consente al destinatario di attivarsi gratuitamente, in piena autonomia, Share/SDS Drive, un servizio di archiviazione e di consultazione di tutte le SDS ricevute dal fornitore.

Caratteristiche del servizio
Share/SDS Delivery è un servizio Cloud che garantisce:
• funzioni specifiche che rispondono a tutte le esigenze di comunicazione di SDS e di eSDS
• piena operatività in tempi molto brevi
• nessuna esigenza di intervento sui sistemi informativi aziendali
• nessuna installazione di software o dispositivi presso l’azienda
• costi “pay-per-use” in funzione dell’utilizzo del servizio
• disponibilità del servizio 24x7, senza limiti di orario, su piattaforma con sistemi, dati e connettività ridondati
• compatibilità con tutti i principali browser (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari, Opera) e ambienti operativi (Windows, Mac OS X, Linux, Unix)

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